Управление корпоративным контентом

Управление корпоративным контентом (Enterprise Content Management) предполагает решения критически важных задач интеграции, управления,  и хранения документов и другой неструктурированной информации из различных источников. Эффективное управление своими информационными активами повышает доходность, капитализацию и конкурентоспособность бизнеса. Мы поможем разработать стратегию ECM, выбрать оптимальную платформу и автоматизировать процессы управления контентом.

Трудности

  • Ваши процессы согласования документов сложные и требуют времени многих участников. Вам важна скорость, прозрачность и ответственность в процессах обслуживания клиентов
  • Вы тратите много времени и ресурсов на поиск необходимого документа, а тем более формирование информационной справки (пакета документов) по интересующие областям: контрагент, проект, продукт и т.д.
  • Бумажные и электронные документы, скан-копии, графические файлы и другой контент находится в разных местах (источниках) и не связан между собой. Вы хотели бы сократить издержки на обработку и хранение информации

Процессы

Анализ
1
Бизнес требования
Анализ источников данных
Выбор инструментов
Предложения по оптимизации
Архитектура
2
Техническая архитектура
Ролевая модель и "машина правил"
Пользовательский уровень
Интеграция в ИТ-ландшафт
Создание электронного архива
3
Модель хранения контента и правила доступа
Правила разме- щения, хранения, выемки и утилиза- ции контента
Настройка поиска, группировок и автовыборок
Организация "залпового" наполнения архива
Автоматизация бизнес-процессов
4
Настройка бизнес процессов
Настройка регла- ментов и "машины правил"
Настройка интерфейса пользователя
Настройка ролей и прав пользователя
Внедрение
5
Развертывание решения
Интеграция в ИТ-ландшафт
Обучение администратора и пользователей
Документирование решения
Эксплутация
6
Поддержка и модернизация решения
Консультации и поддержка эксплуатации
Мониторинг производительности
Развитие решения

Технологии

Ваши выгоды

  • Автоматизация процессов работы с документами повысит скорость согласования. «Машина правил» упростит контроль, сократит количество этапов ручной обработки и издержки по работе с документами
  • Возможность оперативного поиска документа и автоматизированное формирование выборки (досье) обеспечит быструю подготовку дела по клиенту и упростит аудит
  • Электронный архив снизит затраты на архивирование, хранение, выемку документов и обеспечит быстрый поиск и доступ к необходимой информации

История успеха

  • Крупное государственное предприятие столкнулось с постоянным увеличением объемов входящей, исходящей и внутренней документации. Процесс согласования документов (договоров) был сложный, многоэтапный и плохо регламентированный. Это порождало проблему несвоевременности согласования и контроля. Иногда фиксировалась утеря документов.
  • Разработанное ECM решение включало: систему канцелярского документооборота, модуль автоматизированной обработки и согласования договоров и электронный архив. Были реализованы возможность поиска (контекстного и по атрибутам) и возможность формирования сложных выборок документов. Настроены механизмы контроля исполнительской дисциплины. Решение интегрировано в ИТ-ландшафт клиента.
  • Клиент получил оперативный доступ к необходимым документам. Сократилось время обработки документов и согласования договоров. Уменьшилось количество документов на бумажных носителях и прекратились случаи их утраты. Повысился уровень контроля сроков и исполнения поручений.